व्यवस्थापन सूचना प्रणाली

व्यवस्थापनका लागि निर्णय गर्दा आवश्यक पर्ने सूचनाहरूलाई प्राथमिकीकरण, वर्गीकरण, विश्लेषण, प्रशोधन र प्रसार गरी एकिकृत र परिस्कृत रूपमा एकै थलोबाट उपलब्ध गराउने पद्दतिलाई नै व्यवस्थापन सूचना प्रणाली (अङ्ग्रेजी: Management information system) भनिन्छ। राम्रो व्यवस्थापन सूचना प्रणालीले व्यवसायलाई प्रतिस्पर्धात्मक लाभ दिन सक्दछ किनकि यसले हजारौं डाटा प्वाइन्टहरूलाई सहयोगी र उपयोगी जानकारीमा परिणत गर्दछ, जसलाई रणनीति सुधार गर्न र नाफा बढाउन प्रयोग गर्न सकिन्छ। व्यवस्थापन सूचना प्रणाली डाटा-संचालित रिपोर्टहरू उत्पादन गर्दछ जसले व्यवसायलाई सही समयमा सही निर्णय गर्न मद्दत गर्दछ।

प्रक्रिया

व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको प्रक्रिया यस प्रकार हुन्छ 

• प्राप्त तथ्याङ्कलाई सूचनामा रुपान्तरण गरिन्छ ।
• सूचनालाई व्यवस्थित रूपमा राखिन्छ ।
• सूचनामा सबै व्यवस्थापकको सहज पहुँच कायम गरिन्छ ।
• कम समय, न्यून लागतमा गुणस्तरीय सूचना प्राप्तीमा सुनिश्चितता कायम गरिन्छ ।

फाइदाहरु

यस प्रणालीका फाइदाहरु यस प्रकार छन्

• यसले रणनीतिक योजना, व्यवस्थापन नियन्त्रण, परिचालन नियन्त्रण र लेनदेन प्रक्रियामा मद्दत गर्दछ।
• यसले सूचना निर्माण, सञ्चार, समस्या पहिचानको भूमिका खेल्छ र निर्णय लिने प्रक्रियामा मद्दत गर्दछ।
• यसले लेनदेनसँग सम्बन्धित डाटामा प्रश्नहरूको उत्तर दिन्छ विशेषगरी रेकर्डको स्थिति र विभिन्न कागजातहरूको सन्दर्भ बारे जानकारी दिन्छ ।
• यसले निर्णयहरूको गुणस्तर सुधार गर्दछ ।

बेफाइदाहरु

केहि बेफाइदाहरू र सीमितता यस प्रकार छन्

• यसले मुख्यतया परिमाणात्मक कारकहरूलाई ध्यानमा राख्दछ र मनोबल, संगठनका सदस्यहरूको मनोवृत्ति जस्ता गैर-परिमाणात्मक कारकहरूलाई बेवास्ता गर्दछ, जसले कार्यकारीहरूको निर्णय प्रक्रियामा महत्त्वपूर्ण असर पार्दछ।
• यस प्रणालीले तयार कार्यकारीहरूलाई जानकारी प्रदान गर्न सक्दैन जुन हरेक प्रकारको निर्णयको उद्देश्यको लागि उपयुक्त हुन्छ।
• परिवर्तनशील र जटिल वातावरणमा आफै अपडेट हुने विशेष लचकता हुँदैन ।
• परिणाम को गुणवत्ता मूलतः निवेश र प्रक्रिया को गुणवत्ता द्वारा शासित हुन्छ ।

नेपालमा व्यवस्थापन सूचना प्रणाली

परिचयः
व्यवस्थापनको निर्णय प्रक्रियालाई सरल, सहज, छिटो, छरितो, सामयिक र प्रभावकारी बनाउन सूचनाको प्राथमिकीकरण, वर्गीकरण, विश्लेषण, प्रशोधन र प्रसार गरी एकीकृत तथा परिष्कृत रुपमा एकै थलोबाट आवश्यक तथा विश्वसनीय सूचना प्रदान गर्ने पद्धतीलाई व्यवस्थापन सूचना प्रणाली भनिन्छ ।

यसले संगठनको लक्ष्य र उद्देश्य प्राप्त गर्न व्यवस्थापकलाई निर्णय प्रक्रियामा सहयोग गर्न कम समय र लागतमा आवश्यक, विश्वसनीय, यथार्थपरक, गुणस्तरीय र भरपर्दो सूचना उपलब्ध गराउँछ ।

व्यवस्थापन सूचना प्रणाली तथ्यांकहरुको नियोजित प्रणाली हो जसले व्यवस्थापनलाई नीति निर्माण गर्न, योजना तर्जुमा गर्न, निर्णय प्रक्रियामा पुग्न, योजनाको अनुगमन तथा मूल्याङ्कन गर्न, प्रतिवेदन तयार गर्न र सरोकारवाला पक्षलाई आवश्यक सूचना प्रदान गर्न सहयोग पुर्‍याउँदछ ।

व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको प्रक्रियाः
 प्राप्त तथ्याङ्कलाई सूचनामा रुपान्तरण गरिन्छ ।
 सूचनालाई व्यवस्थित रुपमा राखिन्छ ।
 सूचनामा सबै व्यवस्थापकको सहज पहुँच कायम गरिन्छ ।
 कम समय, न्यून लागतमा गुणस्तरीय सूचना प्राप्तीमा सुनिश्चितता कायम गरिन्छ ।

व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको विकासक्रमः

1. सन् १९५० -१९६० : Record Keeping Era
2. सन् १९७०- १९८० : Analysis Era
3. सन् १९८० : Knowledge Era

व्यवस्थापन सूचना प्रणाली स्थापना गर्ने विधिः

व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको आवश्यकता तथा महत्वः
 व्यवस्थापन पक्षलाई समयमै विश्वसनीय, र भरपर्दो सूचना उपलब्ध गराउँछ ।
 निर्णय निर्माण प्रक्रियामा सहयोग गर्छ ।
 व्यवस्थापन पक्ष र सरोकारवालालाई एकीकृत तथा परिष्कृत रुपमा एकै ठाउँबाट आवश्यक सूचना उपलब्ध गराउँछ।
 नीति निर्माण तथा योजना तर्जुमाको आधारको रूपमा रहन्छ ।
 संगठनको योजना तर्जुमा, कार्यान्वयन, अनुगमन, मूल्याङ्कन, तथा प्रतिवेदन चरणमा आवश्यक सूचना उपलब्ध गराउँछ।
 संगठनको काम कारबाहीलाई छिटो, छरितो, चुस्त, दुरुस्त र प्रभावकारी बनाउँछ ।
 सगठनको लक्ष्य, उद्देश्य र आगामी दिशा तय गर्छ ।
 संगठनलाई प्रतिस्पर्धी, सूचना प्रविधियुक्त र प्रभावकारी बनाउँछ ।
 संगठनमा पारदर्शिता र जवाफदेहीताको प्रवर्धन गर्छ ।
 अभिलेख व्यवस्थापनलाई बैज्ञानिक र प्रभावकारी बनाउँछ ।
 संगठनको आवश्यकता र समस्या पहिचान गर्छ ।
 सूचनाको हकको प्रवर्द्धनमा सघाउँछ ।
 सेवा प्रवाहमा गुणस्तरियता, मितव्ययीता, र प्रभावकारीता ल्याउँछ ।
 संगठनको साख अभिवृद्धि गरी आम जनता र सरोकारवालाको विश्वास अभिवृद्धि गर्छ ।
 उपलब्ध स्रोत साधनको मितव्ययी, कुशलतम् र प्रभावकारी उपयोग गर्छ ।
 सुशासनको प्रत्याभूति दिलाउन ।
 न्यून लागतमा समयमै गुणस्तरीय, भरपर्दो, यथार्थपरक सूचना प्राप्तिमा सुनिश्चितता कायम गरिन्छ ।

नेपालमा MIS प्रयोगको विद्यमान अवस्थाको समीक्षाः
नेपालमा व्यवस्थापन सूचना प्रणालीलाई अझै व्यवस्थित र सम्पूर्ण क्षेत्रमा पूर्ण रुपमा उपयोग गर्न सकिएको छैन ।
 केन्द्रिय तथ्यांक विभाग
 Financial Mangement Information System
 Personal Information Management System
 TPIS,PPIS,PMIS

MIS मा रहेका समस्यार चुनौतीः
 नवीन प्रविधि भित्र्याउन सकिएको छैन ।
 प्रक्रिया झन्झटिलो छ ।
 व्यवस्थापन लेखा प्रणाली अवलम्बन गर्न सकिएको छैन ।
 उत्तरदायित्वको भावनाको कमी छ ।
 सूचनाको उद्देश्यमा स्पष्टता छैन ।
 उच्च लागत तर न्यून उपयोगको अवस्था छ ।
 विश्वसनियता र गुणस्तरको प्रश्न ।
 सान्दर्भिकताको विषय ।
 संस्थागत स्मरणको प्रणाली छैन ।
 सूचना संवेदनशीलताको कमी छ ।
 दक्ष, विज्ञ जनशक्तिको कमी छ ।
 स्रोतको अपर्याप्तता छ ।
 असक्षमता लुकाउने प्रवृत्ति ।
 अत्यधिक गोप्य राख्ने बानी ।
 देशको भौगोलिक जटीलता ।

नेपालको सन्दर्भमा MIS मा देखापरेका समस्या तथा चुनौतीहरुको समाधानरसामनाका उपायहरुः
 हरेक कार्यालयमा कम्प्युटरको प्रयोगमा जोड दिने ।
 विद्युत आपूर्तिलाई सहज बनाउने ।
 कर्मचारीलाई समय समयमा तालिम र प्रशिक्षण दिने ।
 दक्ष एवं विज्ञ जनशक्तिको विकास गर्ने ।
 सूचनाको संस्थागत स्मरण क्षमता बढाउने ।
 सूचना बडापत्र तयार गर्ने ।
 Cyber Law बनाउनेः जसले Hacking, Tax evasion, Pornography, Brain pollution लगायतका विषय समेट्ने ।
 सूचनमा आधारित निर्णय संस्कृतिको विकास गर्न ।
 सूचनामा पारदर्शिता कायम गर्ने ।
 जवाफदेही संयन्त्रको विकास गर्ने ।
 Information Networking स्थापना गर्ने ।
 व्यवस्थापनको उच्च तहको प्रतिबद्धता चाहिन्छ ।
 सूचना अद्यावधिक गरिरहने ।

व्यवस्थापन सूचना प्रणालीको सबल पक्षहरु र फाईदाः
 व्यवस्थापन र सरोकारवालाहरुलाई समयमै आवश्यक, भरपर्दो र विश्वसनिय सूचना एकै थलोबाट उपलब्ध गराउँछ।
 नीति तथा योजना तर्जुमाका लागि यथार्थ र गुणस्तरीय सूचना प्रदान गरी आधार निर्माण गर्छ ।
 अनुगमन, मूल्याङ्कन, तथा प्रतिवेदन तयार गर्नमा सहयोग गर्छ ।
 कार्यालयका गतिविधिहरु पारदर्शी बनाउँछ ।
 प्रशासकीय लागत, औपचारिकता र प्रक्रिया घटाउँछ ।
 निर्णय निर्माणमा तीव्रता ल्याउँछ ।
 ग्राहक चाहनाप्रति शीघ्र प्रतिक्रिया दिन्छ ।
 सरकारी सेवालाई गुणस्तरीय, छिटो छरितो एवं प्रभावकारी र कार्यालय बाहिर पनि सम्भव बनाउँछ ।
 शासकीय पक्ष सबल बनाउँछ ।
 यो बढी सुरक्षित हुन्छ ।
 संगठन संरचनालाई छरितो बनाउँछ ।
 भ्रष्टाचार , अनियमितता हटाई जवाफदेहिता बढाउँछ ।
 नवीन अवधारणाको प्रयोगलाई सम्भव बनाउँछ ।
 काममा एकरुपता र स्तरीकरण गर्छ ।

व्यवस्थापन सूचना प्रणालीका कमजोररदुर्बल पक्षहरुः बेफाइदा
 उच्च लागत र समय लाग्ने ।
 विकासशील मुलुकमा अपनाउन जटीलः कम्प्युटरको प्रयोग गर्नुपर्ने ।
 सङ्कलित तथ्याङ्क गलत भए नीति निर्माण नै गलत र अवास्तविक हुने ।
 अत्यधिक सूचना प्रवाहलाई व्यवस्थित गर्न जटील ।
 गोपनीयता कायम गर्ने कुरामा समस्या आउन सक्ने ।
 दक्ष तथा कुशल जनशक्ति चाहिने ।
 सूचना व्यवस्थापनमा माथिल्लो अधिकारीमा मात्र सीमित हुने ।
 निम्न तहका व्यवस्थापनमा सूचनाको कम प्रवाह हुने ।
 नेतृत्वमा गलत व्यक्ति चयन भएमा MIS को औचित्य नरहने ।

MIS मा IT प्रयोगको महत्वः
 आन्तरिक व्यवस्थापनमा प्रयोगः संगठनभित्रको जनशक्ति, बजेट, लेखा प्रणाली, जिन्सी लगायतका वस्तु र सेवाको यथार्थ जानकारी दिन्छ ।
 सार्वजनिक व्यवस्थापनमा सहयोगः सूचना नै शक्ति हो । यसले समग्र व्यवस्थापनमा सहयोग पुर्‍याउँदछ ।
 सार्वजनिक सेवाका वारेमा जानकारीः जनसंख्याको प्रक्षेपण, उद्योग, व्यापारको स्थितिको जानकारी, प्रशासनिक संगठनहरुको व्यवस्थापन प्रणाली र कार्यविधिसम्बन्धी जानकारी लिन ।
 जनतालाई सुसूचित गर्नः सरकारले गरेका वा गर्ने कामका बारेमा जानकारी दिन, शिक्षा तथा सूचना प्रदान गर्न, राज्यको समग्र स्थितिबारे जनतालाई जानकारी दिन, जनताका पृष्ठपोषणलाई राज्यका क्रियाकलापमा समाहित गर्न ।
 नयाँ नीति र योजना कार्यान्वयन गर्न ।
 उपभोक्तारग्राहकको माग पूर्ति गर्न ।

व्‍यवस्थापन सूचना प्रणालीका लागि सूचनाका स्रोतहरुः
 लेखा प्रणालीः वित्तीय अवस्था ।
 आयोजना अनुगमन प्रणाली
 कर्मचारी व्यवस्थापन सूचना प्रणाली
 राष्ट्रिय तथ्याङ्क प्रणाली
 क्षेत्रगत व्यवस्थापकीय लेखा
 प्रगति प्रतिवेदन
 वार्षिक प्रतिवेदन
 बुलेटिन
 अनुसन्धान प्रतिवेदन
 ऐन नियम र परिपत्रहरु
 टिप्पणी
 पत्रपत्रिका ।

सूचना प्रबन्धन, हामी आज यो जान्दछौं, दुबै इलेक्ट्रोनिक र भौतिक जानकारी सामेल छन्। संगठनात्मक ढाँचा मोबाइल फोन र वेब इन्टरफेस सहित धेरै च्यानलहरु मा वितरण को लागी स्रोत वा ढाँचा (डाटा, कागज कागजात, इलेक्ट्रोनिक दस्तावेज, अडियो, भिडियो, आदि) को बावजुद आफ्नो जीवन चक्र भर मा सबै जानकारी को प्रबंधन गर्न सक्षम हुनु पर्छ।

परिभाषा जानकारी व्यवस्थापन

विकिपिडियाका अनुसार, सूचना व्यवस्थापन (आईएम) भनेको एक वा धेरै स्रोतहरूबाट जानकारीको सङ्कलन र व्यवस्थापन हो र त्यो सूचनालाई एक वा बढी लक्षित समूहहरूमा वितरण गर्नु हो। यसले कहिलेकाहीँ त्यो जानकारीमा साझेदारी गर्ने वा हकदार भएकाहरूलाई पनि चिन्ता गर्छ। यसरी व्यवस्थापन भनेको सूचनाको संरचना, प्रशोधन र वितरणमा संगठन र नियन्त्रण हो।

त्यसैले सूचना व्यवस्थापन भनेको संगठनले सूचना सुविधाहरूसँग व्यवहार गर्ने तरिका हो। सूचना व्यवस्थापनको उद्देश्य अनुरोध गरिएको सूचना सुविधाहरूको उपलब्धता सुनिश्चित गर्नु हो, जसले गर्दा संगठनले योजनाबद्ध परिणामहरू प्रदान गर्न सक्छ। मा रणनीतिक र रणनीतिक स्तर यसले रणनीति र सूचना सुविधाहरूको डिजाइन र योजना दुवैसँग सम्बन्धित छ। परिचालन स्तरमा, यसले कार्यात्मक व्यवस्थापन र सूचना सुविधाहरूको प्रयोगसँग सम्बन्धित छ। कर्मचारी वा अन्य सुविधाहरू जस्तै एक सूचना प्रावधानलाई स्रोतको रूपमा मान्न सकिन्छ। सबै प्रक्रियाबाट सूचना सुविधाको माग छ। यस माग प्रकार्यको बन्डलिङलाई सूचना व्यवस्थापन भनिन्छ। हामी आईसीटी आईसीटी सेवा प्रक्रियाहरूसँग सम्बन्धित अन्य सबै प्रक्रियाहरूलाई कल गर्छौं। यी प्रक्रियाहरू सूचना सुविधाहरूको आपूर्ति, विकास र प्राविधिक व्यवस्थापनसँग सम्बन्धित छन्।

उप क्षेत्रहरू सूचना व्यवस्थापन

सूचना व्यवस्थापन डाटा संग सम्बन्धित छ कि सबै व्यापारिक अनुप्रयोगहरुमा हुन्छ। सूचना व्यवस्थापन को उप क्षेत्रहरु उद्यम सामग्री प्रबंधन (ECM), इलेक्ट्रोनिक रेकर्ड्स प्रबंधन (ERM), व्यापार प्रक्रिया प्रबंधन (BPM), वर्गीकरण र मेटाडेटा, ज्ञान प्रबंधन (KM), वेब सामग्री व्यवस्थापन (WCM), कागजात व्यवस्थापन (DM) र सामाजिक सञ्जाल शासन।

सूचना व्यवस्थापनलाई निम्न सिद्धान्तहरूको अनुमोदन र अनुपालन चाहिन्छ।

• सूचना सम्पत्ति व्यापार सम्पत्ति हो। यो सिद्धान्त संगठन वा कुनै व्यापार मामला भर मा मान्यता प्राप्त र आईएम को लागी समर्थन कमजोर हुनेछ।
• हामीले जानकारी उपलब्ध गराउनुपर्छ र साझा गर्नुपर्छ। पक्कै पनि सबै जानकारी सबैको पहुँचमा हुँदैन, तर सैद्धान्तिक रूपमा साझेदारीले जानकारीको मूल्य बढाउँछ।
• जानकारी जुन संगठनले हामीलाई ट्र्याक गर्न, व्यवस्थापन गर्न र भण्डार गर्न आवश्यक छ। अन्य शब्दहरूमा: भण्डारण र अभिलेख जानकारी। जब हामी कागजात बचत गर्छौं, हामी यो पछि पनि उपलब्ध हुने आशा गर्छौं।

संगठन भित्रको महत्व

सूचना व्यवस्थापन एक कर्पोरेट जिम्मेवारी हो कि शीर्ष कार्यालय बाट अगाडिको कार्यालय कर्मचारी संग सम्बन्धित छ। संगठनहरुले आफ्ना कर्मचारीहरुलाई कब्जा, व्यवस्थापन, भण्डारण, बाँडफाँड, संरक्षण र उचित र जिम्मेवार ढंगले जानकारी प्रदान गर्न को लागी जिम्मेवार हुनु पर्छ। त्यो जिम्मेवारी को एक हिस्सा कर्मचारीहरुलाई सूचना व्यवस्थापन नीतिहरु, प्रक्रियाहरु, टेक्नोलोजीहरु र उत्तम अभ्यासहरु संग परिचित हुन प्रशिक्षण मा निहित